Какие бывают проводки для учета командировочных расходов?

Как правильно учесть командировочные расходы для целей налогообложения

При направлении сотрудников в командировку покупкой билетов, бронированием гостиницы может заниматься как администрация компании, так и сами сотрудники. Возникает много вопросов: каких лимитов придерживаться, чтобы расходы сотруднику были полностью возмещены и признаны для целей налогообложения, какими внутренними локальными актами можно воспользоваться.

Согласно ст. 168 ТК в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

• расходы на проезд;
• расходы по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Исходя из формулировки статьи, есть соблазн купить билет бизнес-класса, заказать номер в гостинице с пятью звездами и не экономить на каршеринге. Но, не всё так просто.

Командировочные расходы — это расходы с высоким налоговым риском. Почти каждый налоговый аудит начинается с изучения этой статьи расходов.

Важно знать, что в командировку нельзя направлять физических лиц, оформленных по договору гражданско-правового характера ( ст. 166 ТК, постановление Двенадцатого арбитражного апелляционного суда от 24.03.2022 по делу № А12-17921/2021 ), только сотрудников, состоящих с работодателем в трудовых отношениях.

Первичные документы

Налоговый кодекс не приводит конкретный перечень документов, которые подтверждают затраты на командировку. В соответствии с пунктом 1 статьи 252 НК расходы должны быть обоснованы и документально подтверждены. Под обоснованными расходами понимают экономически оправданные затраты, т. е. направленные на нужды компании, ее производственную, коммерческую деятельность.

При этом буквальное толкование положений пункта 1 статьи 252 НК позволяет сделать вывод, что доказывать обоснованность расходов должен налогоплательщик .

Для того чтобы согласовать рабочую поездку и сопутствующие траты, стоит составить служебную записку . В ней обосновывают необходимость поездки, указывают сумму наличных для выдачи работнику и т. д. На основании служебной записки оформляется приказ .

В нем фиксируют:

• кого отправляют в командировку (ФИО сотрудника, должность, подразделение);
• куда;
• в какие даты и на сколько календарных дней;
• зачем (цель поездки);
• кто финансирует поездку (работодатель).

Автоматизировать бизнес-процессы помогают специальные учетные системы. Сотрудник создает заявку в корпоративной системе, после чего задача на оформление документов переходит на ответственных лиц: в секретариат, отдел кадров, бухгалтерию.

Далее сотрудник должен написать заявление на перечисление авансовых средств, чтобы он мог купить билеты и забронировать гостиницу, если он это делает сам.

Размер суточных

Суточные нужно выплатить сотруднику до начала командировки. За несвоевременную выдачу суточных работодателя могут оштрафовать. Поэтому в «Положении о командировках» рекомендовано прописать порядок выдачи и размер суточных, а также условия проживания и проезда.

Для расчета налога на прибыль размер суточных не лимитирован.

Но есть лимит для расчета НДФЛ. Налог не удерживается, если размер суточных не больше 700 руб. при поездках внутри России и 2 500 руб. – за рубежом. С сумм превышения придется исчислить налог, удержать и перевести в бюджет.

Суточные — это исключительные расходы, по ним нет подтверждающих документов. Но локальный акт, определяющий порядок и размер таких выплат, должен быть.

Расходы по проживанию

Расходы по проживанию , подтверждают: чеками из гостиницы, договорами аренды помещения, актами оказанных услуг.

Подтвержденные расходы на проживание уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль и освобождаются от обложения страховыми взносами ( письмо Минфина от 18.11.2021 № 03-01-10/93335 ).

Часто перед работниками компании возникает вопрос, есть ли ограничения по выбору уровня бюджета отеля или гостиницы?

Законодательством не определен лимит по проживанию в командировке. Порядок определения лимита компания может разработать самостоятельно и закрепить в Положении о командировках.

Например, использование сервисов в интернете для определения средней стоимости номера в регионе, куда командируется сотрудник.

Для этих целей подойдет платформа Smartway , на которой легко и просто подобрать места для проживания по заданным параметрам.

Для бухгалтера работа со Smartway имеет ряд преимуществ :

• Автоматическая загрузка билетов и авансовых отчетов в 1С;
• Справка о совершенном перелете в 1 клик – если сотрудник потерял посадочный;
• Поддержка электронного документооборота;
• Автоматическое формирование закрывающих документов.

Ни законодательство, ни судебная практика не содержат требования, чтобы расходы по проезду и проживанию были минимальными. Согласно постановлению Правительства от 13.10.2008 № 749 определение размера расходов, связанных с командировкой, отнесено к компетенции и ответственности организации.

При проверке компании придется обосновать расходы на дорогой номер, например, он потребовался для проведения деловой встречи, переговоров.

В Smartway можно удаленно согласовать командировочные расходы с руководством. В нем можно создать тревел-политику для сотрудников компании, и тем самым сок ратить издержки и грамотно распределить временные и денежные ресурсы.

Расходы на проезд

В командировку сотрудник может отправиться любым удобным видом транспорта: автобусом, поездом, самолетом и др.

В состав расходов на проезд входит:

• проезд до места командировки и обратно к месту постоянной работы;
• проезд до места отправления в командировку или до места выезда из командировки ( например, из гостиницы до аэропорта, вокзала );
• проезд по городу по служебным делам во время командировки.

Таким образом, у бухгалтера должны быть первичные документы на проезд сотрудника, находящегося в командировке: авиа-, ж/д билеты, чеки об оплате такси, каршеринга, квитанции на поездки общественным транспортом и т. д.

Для сотрудников, которые работают дистанционно , местом отправления является их место жительства ( письмо Минфина от 02.06.2011 № 03-03-06/1/322 ). В расходы на проезд включаются расходы для прибытия в пункт отправления, например проезд на такси, либо на автобусе до вокзала или аэропорта.

Ответы на сложные вопросы

1. Что делать, если невозвратные билеты были оплачены, но командировка, по независящим от компании обстоятельствам не состоялась?

Согласно письму Минфина от 08.09.2020 № 03-03-06/1/78642 компания вправе учесть при расчете налога на прибыль затраты на невозвратные билеты и бронь гостиницы. Важно обосновать, что командировка сорвалась не по вине сотрудника .

НК разрешает отнести невозмещаемые убытки в состав внереализационных расходов ( п. 2 ст. 265 НК ). В них можно включить стоимость невозвратных билетов. Но важно выполнить для этого 2 условия (п. 1 ст. 252 НК ):

• документально подтвердить расходы;
• экономически их обосновать.

Экономическая обоснованность подтверждается самим фактом организации командировки: наличием приказа и служебного задания. Производственный характер командировки предполагает осуществление деятельности в целях извлечения прибыли. Приобретение невозвратных билетов не может отменить этого факта.

В качестве подтверждения расходов актуальны следующие документы:

• приказ об отмене командировки, утвержденный руководителем;
• билет или иной документ с указанием тарифа и стоимости;
• подтверждение приобретения невозвратного билета, например, справка от компании перевозчика или распечатанные тарифы и правила их применения с сайта компании-перевозчика.

В приказе на отмену командировки должна быть указана объективная причина:

• прерывание транспортных сообщений, например, в связи с эпидемиологической обстановкой или последствиями санкций;
• болезнь работника, подтвержденная больничным листом;
• письмо от организации-контрагента, подтверждающее, что в командировке больше нет необходимости.

При отсутствии уважительной причины для отмены командировки, например, в случае отмены служебной поездки по вине работника, стоимость невозвратных билетов принять в расходы нельзя.

2. Можно ли учесть в расходах оплату багажа?

Пропишите в «Положении о командировках», что работодатель берет на себя обязанность по возмещению расходов на оплату багажа. Это важно, в ином случае эти затраты будут покрываться в рамках установленных суточных.

Если организация возмещает затраты на багаж отдельно, то их можно отнести к командировочным расходам, так как перечень открытый ( подп. 12 п. 1 ст. 264 НК ).

Чтобы учесть оплату багажа в налоговых расходах необходимо ( п. 1 ст. 252 НК ):

• подтвердить, что затраты экономически оправданы;
• документально подтвердить — чеки, квитанции.

Начислять страховые взносы и удерживать НДФЛ не нужно. Для целей страховых взносов и НДФЛ это дополнительные расходы в командировке, которые связаны с трудовыми обязанностями.

3. Как оформить командировку, если сотрудник едет на личном автомобиле?

В данном случае стоит сформировать следующий пакет документов:

• Приказ о направлении сотрудника в командировку. Важно указать способ проезда к месту командировки — на личном авто (марка, гос. номер).
• Путевой лист как подтверждение использования личного автомобиля в служебных целях.

По возвращении из командировки сотрудник предоставит:

• авансовый отчет с документами, подтверждающими расходы — чеки, квитанции;
• служебную записку, в которой подробно будет описан маршрут передвижения, совокупный пробег автомобиля, количество израсходованного бензина.;
• путевой лист;
• копию свидетельства о регистрации ТС.

Необходимо будет выплатить компенсацию за использование личного ТС на основании представленных документов.

4. Сотрудник предоставит чеки на бензин, можно ли принять к вычету НДС при отсутствии счет-фактуры, только по чеку с заправочной станции?

Вопрос до сих пор остается спорным, но появляется всё больше судебной практики в пользу налогоплательщиков.

Так Постановлением АС Поволжского округа от 19.07.2022 по делу № А12-25769/2021 налог на добавленную стоимость был принят к вычету без наличия счет-фактуры. Аргументы кассации: покупателю выдан кассовый чек, НДС в чеке выделен отдельной строкой, организация использовала топливо в предпринимательской деятельности, счет-фактура — это не единственный документ, по которому можно учесть “входящий” НДС.

5. В какой момент нужно признавать командировочные расходы?

Расходы на проживание и проезд при возвращении из командировки списываются после утверждения руководителем авансового отчета работника.В соответствии с пп. 5 п. 7 ст. 272 НК датой осуществления расходов на командировки является дата утверждения авансового отчета.

Такой порядок признания расходов на командировки гл. 25 НК установлен вне зависимости от того, оплатил ли эти расходы сам работник, или оплату расходов на командировку осуществил работодатель.

Какие бывают проводки для учета командировочных расходов?

Командировочные расходы — проводки по ним мы приведем далее в статье — могут рассматриваться по-разному в контексте бухгалтерского и налогового учета. Играет роль содержание поездки по существу, поскольку на этом основании подбираются конкретные проводки для отражения операций в регистрах бухгалтерского учета. Рассмотрим порядок оформления документов и учетных регистров по командировке сотрудника.

Учет командировок: основные процедуры

Участие сотрудника в командировке — процесс, который состоит из следующих основных процедур:

1. Выдача сотруднику авансов и суточных.

Точный срок выдачи авансовых средств, как и порядок их расчета, законодательно не установлен. Но они в любом случае выдаются перед командировкой. Если аванс не выдан, сотрудник вправе отказаться от поездки, и это не будет нарушением трудовых обязанностей.

2. Проверка авансового отчета и установление конкретных статей командировочных расходов.

Данная процедура осуществляется после командировки по факту представления авансового отчета работником. В зависимости от результатов проверки осуществляется классификация денежных сумм по тем или иным категориям (далее мы изучим, как именно).

3. Возмещение перерасхода, осуществленного за счет личных средств сотрудника, или, наоборот, удержание с него недостачи (при наличии перерасхода либо недостачи).

Неподтвержденные расходы, а также расходы, превышающие лимит суточных, подлежат возврату предприятию. В свою очередь, если работник совершает какие-либо траты в командировке за свой счет, фирма должна возместить их.

Как оформить и представить авансовый отчет по командировке, подробно рассказывают эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.

4. Выплата зарплаты сотруднику, находящемуся в командировке.

Во время командировки сотрудник продолжает числиться в штате фирмы и получает зарплату. Но начисляется она по особой схеме (ее особенности рассмотрим далее).

Теперь изучим подробнее специфику указанных учетных операций, а также то, какие бухгалтерские проводки применяются в целях отражения данных операций в регистрах учета.

Бухгалтерский учет при командировках: выдача авансов и суточных

Сотрудник перед выездом в командировку получает:

Данную сумму командируемый использует для покрытия плановых, наиболее вероятных (и чаще всего хорошо просчитываемых) расходов, например: на проезд, проживание. Расчет авансовых сумм к выдаче осуществляется на основании приказа руководителя о направлении в командировку.

Сотрудник получает суточные в целях покрытия повседневных, не всегда плановых и рассчитываемых расходов. Так или иначе, суточные работник в любом случае тратит по своему усмотрению, и отчитываться по ним он не обязан.

Минимальный и максимальный размеры суточных (лимит расходов, которые командируемый совершает за счет предприятия) устанавливаются работодателем в локальных нормативах. Суточные в размере 700 рублей в день при командировках по России и 2500 рублей в день при поездках за рубеж не облагаются НДФЛ и соцвзносами.

Несмотря на то что аванс и суточные — разные по существу выплаты с точки зрения налогового учета, в бухгалтерских регистрах их выдача прописывается с применением одной и той же проводки:

• Дт 71 Кт 50 — если аванс и суточные выдаются из кассы;
• Дт 71 Кт 51 — если выплаты перечисляются сотруднику на карту.

Сотрудник, таким образом, получает на руки или на свой банковский счет сумму, по которой он обязан отчитаться с приложением документов. Бухгалтерия, изучив отчет и документы, примет решение по возмещению работнику тех или иных сумм или, наоборот, истребованию недостачи с него.

Проводки по командировочным расходам: возврат неизрасходованных сумм и возмещение перерасхода

В течение 3 рабочих дней после завершения командировки работник направляет работодателю авансовый отчет и дополняющие его документы, по которым будут сверяться расходы, выданные сотруднику в рамках аванса (п. 26 Положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства России от 13.10.2008 № 749).

По итогам изучения отчета и документов, которые сданы с ним, бухгалтерия определит 3 типа денежных сумм:

1. Израсходованные работником и подтвержденные авансовым отчетом и дополняющими его документами.

2. Суммы, соответствующие лимитам по суточным.

3. Сумма, изначально выданная работнику перед командировкой.

Далее из показателя по пункту 3 вычитается сумма показателей по пунктам 1 и 2.

Если результат будет положительным, то соответствующую ему сумму работник должен будет вернуть в кассу предприятия.

В бухгалтерских регистрах фиксируется следующая проводка:

• Дт 50 Кт 71 — при возврате денежных средств в кассу; или
• Дт 51 Кт 71 — при возврате денежных средств на расчетный счет предприятия.

Если результат отрицательный, предприятие должно возместить эту сумму, поскольку будет считаться, что работник потратил свои денежные средства.

В данном случае транзакция будет отнесена к командировочным расходам — проводки по ней такие же, как и в случае с выплатой авансов и суточных: Дт 71 Кт 50.

Проверка авансового отчета: проводки по расходам

Процедура, рассмотренная выше (когда бухгалтер определяет, должен ли сотрудник что-то вернуть предприятию или, наоборот, обязана ли фирма ему выплатить компенсацию), тесно связана с определением сумм, соответствующих конкретным разновидностям расходов командированного. В этих целях используются тот же авансовый отчет и дополняющие его документы.

Основные виды командировочных расходов:

Для их списания в командировочные расходы применяется следующая проводка:

При этом в зависимости от целей поездки операция может проводиться по дебету таких счетов, как:

• 20 (23, 25, 28) — если сотрудник направлен в командировку по производственной необходимости;
• 08 — если поездка связана с приобретением основных средств;
• 44 — если командировка осуществлялась в связке с покупкой/продажей товаров.

При этом если лимит суточных, утвержденный работодателем, превышает нормы, установленные в Налоговом кодексе, то сверхлимитные суммы облагаются НДФЛ и взносами. Факт их начисления отражается проводками:

• Дт 70 Кт 68;
• Дт (08, 20, 23 и т. д.) Кт 69.

2. Проезд, проживание и т. д.

По соответствующим командировочным расходам проводки применяются по тому же принципу, что и в случае с затратами на оплату суточных:

• Дт 26 Кт 71 (в общем случае) либо корреспонденций по дебету счетов 08, 20, 23 и т. д.

Если расходы подтверждены первичными документами и счетом-фактурой, то входящий НДС принимается к вычету, что фиксируется проводками:

• Дт 19 Кт 71 — зафиксирован входящий НДС;
• Дт 68 Кт 19 — входящий НДС принят к вычету.

Узнайте, что входит в состав командировочных расходов, с помощью разъяснений от экспертов КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Изучим порядок бухучета зарплаты командированного сотрудника.

Зарплата в командировке: проводки

Находясь в командировке, работник получает и заработную плату. Правда, рассчитывается она не как обычно, а по среднему заработку (п. 9 Положения). Кроме того, выходные дни в период нахождения человека в командировке оплачиваются в двойном размере либо в одинарном при последующем предоставлении отгула, при условии корректно заполненных учетных документов (п. 5 Положения, ст. 153 ТК РФ).

О нюансах оплаты командировки в выходные дни узнайте здесь.

Начисление зарплаты командированному сотруднику осуществляется с применением проводок:

• Дт (08, 20, 23 и т. д.) Кт 70 — начисление зарплаты, исчисленной по среднему заработку;
• Дт 70 Кт 68 — удержание НДФЛ;
• Дт (08, 20, 23 и т. д.) Кт 69 — начисление страхвзносов.

Перечисление зарплаты работнику производится с применением корреспонденции счетов:

• Дт 70 Кт 50 — если сотрудник получает зарплату в кассе;
• Дт 70 Кт 51 — если зарплата перечисляется на карточку.

Подробнее о нюансах учета командировочных читайте в статье «Порядок учета командировочных расходов».

Итоги

Бухгалтерский учет операций, характеризующих отправку работника в командировку, осуществляется в несколько этапов. Сначала работнику выдается сумма аванса и суточных, а после его возвращения из командировки определяются — на основании отчета и дополняющих его документов — взаимные финансовые обязательства сотрудника и работодателя. Любые движения денежных средств между кассой (расчетным счетом) предприятия и работником (его банковским аккаунтом) фиксируются в проводках, содержание которых определяется целью командировки.

Узнать больше о порядке ведения бухгалтерского и налогового учета при командировках вы можете в статьях:

• «Билетом в командировку предусмотрено питание — платить ли работнику суточные за дни в пути?»;
• «Платим НДФЛ с командировочных расходов в 2022 году».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Представительские расходы: частые нарушения в 2020 году

Представительские расходы в компаниях – достаточно частая статья расходов. И именно в них часто бывает множество нарушений, которые, если нагрянет выездная налоговая проверка, могут привести к доначислениям и штрафам. Например, часто директора компаний, пользуясь возможностью провести представительские расходы, просто-напросто «гуляют» за счет компании с друзьями. Либо деловые встречи действительно имеют место быть, но отсутствие полного комплекта документов может дать повод налоговикам заявить о необоснованности затрат.

Перечень представительских трат

В первую очередь необходимо помнить, что существует четко обозначенный перечень трат, которые можно относить к представительским расходам в целях налогообложения прибыли. Он содержится в п. 2 ст. 264 НК РФ. Если в общем, то это расходы «на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий».

Если же говорить конкретнее, то под расходами на официальный прием понимаются траты непосредственно на его проведение, т. е. на проведение завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия. Получается, что деловое мероприятие может проходить в кафе или в ресторане. Главное – подтвердить, что обед в ресторане носил деловую направленность. Более того, при должном оформлении представительским мероприятием может являться и ужин в ресторане, в том числе с потреблением алкогольных напитков (письмо Минфина РФ от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675). Стоимость алкоголя чиновники разрешают также относить к представительским расходам (письмо Минфина РФ от 22.01.2019 № 03-03-06/1/3120).

Что касается расходов на обслуживание приглашенных лиц, которые также относятся к представительским расходам, то под ними подразумеваются не абсолютно все расходы, а только:

• на транспортное обеспечение доставки лиц к месту проведения представительского мероприятия и обратно;
• буфетное обслуживание во время переговоров;
• оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика.

При этом в п. 2 ст. 264 НК РФ прямо сказано, что расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактику или лечение заболеваний не могут относиться к представительским расходам.

Далее приведем необходимый пакет документов, которые помогут компаниям избежать вопросов со стороны проверяющих, а также рассмотрим наиболее распространенные нарушения.

Документальное оформление представительских расходов

Налоговое законодательство не содержит перечня документов, которыми должны подтверждаться представительские расходы, на что обращают внимание сами чиновники (письмо Минфина России от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288). Но точно ясно, что для подтверждения факта представительских расходов недостаточно иметь в наличии только лишь первичные документы, подтверждающие факт оплаты услуг. Ведь основным условием для учета представительских расходов является деловой характер мероприятия. Иными словами, из документов должно следовать, что встреча носила официальный характер и в ходе нее обсуждались вопросы потенциального или дальнейшего сотрудничества.

В некоторых письмах чиновников, посвященных вопросам учета представительских расходов, содержится примерный перечень таких документов. Например, в письме Минфина РФ от 22.03.2010 № 03-03-06/4/26 сказано, что документами, служащими для подтверждения представительских расходов, могут являться, в частности:

• приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;
• смета представительских расходов;
• первичные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;
• отчет о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям, в котором отражаются: цель представительских мероприятий, результаты их проведения; иные необходимые данные о проведенном мероприятии, а также сумма расходов на представительские цели.

Судебная практика также показывает, что для учета представительских расходов необходим полный пакет документов. Одного лишь авансового отчета с приложенными кассовыми чеками явно недостаточно, о чем сказано, например, в постановлении Третьего арбитражного апелляционного суда от 27.11.2012 по делу № А74-732/2012. В этом деле суд не поддержал компанию, так как та не представила приказы руководителя, сметы представительских расходов на каждое мероприятие, отчеты о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям, в которых отражено, с кем и когда проходили встречи, с какой целью, какой результат от проведения таких встреч и переговоров достигнут обществом.

Причем при составлении документов важно избегать формальностей. Например, если во многих отчетах будут фигурировать одни и те же цели, то налоговики могут усмотреть в этом формальность, что наряду с другими причинами помешает выиграть процесс в суде (см., например, постановление Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 22.09.2016 по делу № А66-17120/2015).

Далее рассмотрим, какие нарушения часто совершают компании на практике.

Нарушения в учете представительских расходов

Нарушение № 1 – делу – время, потехе – час

Иногда после деловых переговоров компании устраивают досуг для приглашенных лиц. Например, организовывают для них экскурсию или водят на концерт. При этом все расходы, в том числе и на покупку билетов, обычно учитывают при налогообложении прибыли. Подобные действия являются нарушением. В данном случае траты на покупку билетов на развлекательное мероприятие не могут считаться представительскими расходами, поэтому относить их на уменьшаемые расходы ни в коем случае нельзя.

Либо бывает, что для организации масштабного представительского мероприятия (например, бизнес-конференции для дилеров) привлекается компания-исполнитель, которая все организует. При этом в первичных документах в качестве наименования услуги указана услуга по организации бизнес-конференции. И ее стоимость организацией-заказчиком полностью списана в качестве представительских расходов. Однако при детальном изучении всех имеющихся документов выясняется, что во время конференции выступали артисты, проводились фотосессии и т.п. Данное обстоятельство с большой долей вероятности вызовет вопросы у налоговых органов, а мы во избежание рисков рекомендуем внести исправления в налоговый учет.

Хорошо, если из документов можно узнать стоимость каждой «составляющей» части мероприятия. В таком случае сумму, относимую к развлекательным частям программы, достаточно просто исключить из уменьшаемых расходов и при необходимости подать уточненную декларацию по налогу на прибыль (и, возможно, по НДС, если входной НДС с этой части услуг был принят к вычету). Но если в документах указана только одна – общая – сумма, то есть риски, что всю эту сумму налоговики исключат из «уменьшаемых» расходов.

Поэтому во избежании рисков снятия во время налоговых проверок всей суммы услуг желательно в таких случаях, чтобы в документах содержалось указание на каждую часть, из которой состоит услуга по организации мероприятия. И, соответственно, развлекательную часть услуги не принимать к налоговому учету.

Таким образом, следует внимательно изучать все документы, которые вы получаете от своих контрагентов. Причем крайне важно обращать внимание на формулировки.

У одной компании, как показал анализ судебной практики, проблемы возникли только из-за того, что в документах значилось слово «баня» (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 15.05.2015 № 09АП-15172/2015 по делу № А40-151700/14). Фирма проводила конференцию в отеле, куда были приглашены представители нескольких организаций. При этом переговоры проходили с каждым производителем отдельно (т.к. такие переговоры являлись коммерческой тайной). Для этого отель организовывал официальные приемы для переговоров компании-заказчика с производителями в различных отдельных помещениях отеля, в т.ч. в помещении под названием «Баня». Налоговая инспекция признала эту часть расходов необоснованной, несмотря на то, что фирма смогла доказать, что гости в этом помещении потребляли еду. В этом случае суд принял сторону компании, поскольку ей, судя по всему, удалось доказать, что данное помещение использовалось исключительно для проведения переговоров, а не для «банных» утех.

Вообще иногда суды достаточно лояльно относятся к налогоплательщикам. Например, в постановлении Десятого арбитражного апелляционного суда от 17.08.2011 по делу № А41-31860/10 арбитры разрешили спор в пользу компании, которая потратила более 2 млн руб. на проведение торжественного мероприятия по поводу открытия завода и провела их как представительские расходы. Судей не смутил тот факт, что мероприятие носило явно праздничный характер и включало в себя выступление духового оркестра, а также привлекался ведущий для проведения праздника. Им было достаточно того обстоятельства, что в ходе проведения мероприятия заводом были представлены образцы продукции, а также заключались договоры на поставку кирпича. На этом основании суд сделал вывод, что расходы по организации открытия завода были произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Но рассчитывать на то, что такой же подход суды будут применять в вашем случае, конечно же, нельзя.

Нарушение № 2 – отсутствие списка приглашенных

Иногда из имеющихся документов нельзя узнать, кто именно присутствовал на переговорах (представители какой организации и конкретно ФИО приглашенных лиц). Хотя в НК РФ нет требования указывать в документах приглашенных лиц, но следует помнить, что представительское мероприятие — это официальный прием представителей других организаций, участвующих в переговорах. Поэтому, чтобы налоговики не смогли заподозрить компанию в том, что под официальным мероприятием прошли, допустим, личные посиделки директора в ресторане, в каком-либо из имеющихся документов целесообразно зафиксировать список лиц, участвующих в официальном мероприятии.

О том, что в отчете нужно указывать состав приглашенной делегации и участников принимающей стороны, предупреждают и чиновники (письмо УФНС РФ по г. Москве от 12.04.2007 № 20-12/034115).

Что касается судебной практики, то здесь нет единообразного подхода. Иногда суды принимают во внимание наличие/отсутствие списка приглашенных лиц. Так, в постановлении Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 18.04.2013 по делу № А56-55481/2012 суд принял сторону ИФНС на основании того, что в представленных документах отсутствовал список официальных лиц клиентов и наименование сторонних организаций, участвующих в мероприятии.

Но есть примеры решений, в которых суды не признают нарушением отсутствие данных, позволяющих идентифицировать представителей сторонних организаций, а также сами организации (постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 22.12.2014 № Ф01-5056/2014 по делу № А11-8267/2013).

В любом случае в отчете лучше приводить поименно всех приглашенных лиц, а также наименование компаний, чьими представителями они являются.

Нарушение № 3 – чаевые

Бывают случаи, когда компании компенсировали своим работникам расходы на чаевые, выданные ими во время проведения официальных мероприятий. Эти расходы, естественно, не были подтверждены первичными документами, но были внесены в авансовый отчет и компенсировались на основании заявления сотрудника.

При этом компании учитывали эти выплаты в составе представительских расходов, что является явным нарушением. Во-первых, отсутствует документальное подтверждение расходов, что нарушает нормы ст. 252 НК РФ. Во-вторых, выплата чаевых не указана в составе представительских расходов, и вряд ли их можно расценивать как расходы на проведение официального приема. Исключение – когда чаевые автоматически включены в счет, предоставленный рестораном.

Здесь, кстати, риски возникают не только в части налога на прибыль, но и в части НДФЛ со страховыми взносами. Налоговики могут расценить такие выплаты доходами, облагаемыми НДФЛ и взносами.

Нарушение № 4 – подарки гостям

В рамках деловых мероприятий участникам могут вручаться подарки. Бывает, что стоимость таких подарков организации учитывают при налогообложении прибыли. Это является нарушением. Из п. 16 ст. 270 НК РФ четко следует, что расходы в виде безвозмездно переданного имущества относятся к расходам, не учитываемым при налогообложении.

Единственное исключение – когда на вручаемых подарках нанесена символика компании. В этом случае целесообразность расходов на подарки, как показывают разъяснения чиновников и судебная практика, можно обосновать. Так, в письме УФНС по г. Москве от 30.04.2008 № 20-12/041966.2 говорится, что такие подарки учитываются в составе представительских расходов. Обратите внимание, что эти траты, по мнению авторов письма, считаются не рекламными (как можно было бы предположить поначалу), а представительскими расходами. По той причине, что вручаются они в рамках официального мероприятия.

Суды также соглашаются с тем, что затраты, понесенные в связи с приобретением сувениров и подарков с символикой компании, относятся к представительским расходам, поскольку они связаны с приемом представителей предприятий — контрагентов общества с целью установления хозяйственных отношений (постановление ФАС Московского округа от 05.10.2010 № КА-А41/11224-10 по делу № А41-18513/08).

Почему важно разделять, представительские это расходы или рекламные, ведь и те и другие учитываются при налогообложении прибыли? Потому что норматив для этих затрат отличается. Если для представительских расходов норматив составляет 4 % от расходов на оплату труда, то для рекламных расходов в виде подарков – 1 % от выручки от реализации.

Кстати, при вручении подарков вопрос встает не только в отношении налога на прибыль, но и в отношении НДС. Дело в том, что безвозмездная передача имущества (независимо от того, содержит она символику фирмы или нет) признается реализацией в целях НДС, а значит, является объектом налогообложения (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ, письмо Минфина России от 15.03.2017 № 03-03-06/1/14731). Исключение составляет передача подарков стоимостью не дороже 100 руб. за единицу и которые при этом содержат символику фирмы. Такая передача освобождается от НДС на основании подп. 25 п. 3 ст. 149 НК РФ. Поэтому при вручении подарков необходимо проверить, не возникает ли обязанности по начислению НДС с их стоимости.

Нарушение № 5 – билеты и гостиница

Бывает, что приглашенные на мероприятие участники приезжают из других городов или стран. В этом случае некоторые организации берут на себя абсолютно все расходы, связанные с прибытием гостей на официальный прием. Например, расходы на оформление авиабилетов, виз, а также расходы по размещению приглашенных лиц в гостинице. Иногда компании относят эти расходы на уменьшение прибыли в составе представительских расходов. Является ли это нарушением?

Здесь говорить однозначно о нарушении нельзя, но о рисках мы всегда предупреждаем.

Чиновники в своих письмах прямо указывают, что расходы на проживание гостей не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль организаций, так как указанные расходы не предусмотрены п. 2 ст. 264 НК РФ (письма УФНС РФ по г. Москве от 12.04.2007 № 20-12/034115, Минфина РФ от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796). Аналогичный вывод сделан и в отношении затрат на визовую поддержку, а также оплату авиационных и железнодорожных билетов для представителей иностранных компаний, а также издержек, связанных с доставкой прибывших на мероприятие от вокзала до гостиницы (письмо ФНС РФ от 18.04.2007 № 04-1-02/306@).

Судебная практика по таким спорам неоднозначна. Так, например, в постановлении ФАС Центрального округа от 19.02.2008 по делу № А68-АП-361/14-05-414/14-05-665/14-05 суд согласился с тем, что расходы по оплате проживания участников конференции в силу прямого указания закона не могут рассматриваться как представительские расходы. Такой же вывод содержится и в постановлении Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 22.09.2016 по делу № А66-17120/2015.

В то же время в постановлении Второго арбитражного апелляционного суда от 28.07.2016 № 02АП-5191/2016 по делу № А82-15075/2015 суд разрешил принять в качестве представительских расходы по договору на организацию банкетного обслуживания, в рамках которого были оказаны услуги по проживанию.

Это не единственный пример судебного решения, вынесенного в пользу компаний. Еще одним примером является постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 10.03.2011 № 09АП-1937/2011-АК по делу № А40-99409/10-13-522. В этом деле фирма отнесла расходы на проживание приглашенных лиц не как представительские, а как «другие расходы» на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. Ей удалось доказать, что оплата проживания приглашенных лиц является экономически обоснованной и направленной на будущее получение прибыли (развитие бизнеса, привлечение клиентов и партнеров, заключение договоров и контрактов).

Таким образом, при учете рассматриваемых трат в целях налога на прибыль компания может столкнуться с претензиями со стороны проверяющих. И если дело дойдет до суда, то выигрыш, как показывает судебная практика, возможен, хотя и не гарантирован.

Исключение спорных трат из «налоговых» расходов налоговиками не единственная неприятность, которая может грозить компаниям.

Параллельно могут возникнуть претензии в части НДС и НДФЛ. НДС может быть доначислен в связи с признанием вычета «входного» НДС (если таковой заявлялся) незаконным. Что касается НДФЛ, то налоговики могут заявить о возникновении у физлиц дохода в натуральной форме, который облагается налогом (п. 1 ст. 210, подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ, письма ФНС РФ от 18.04.2007 № 04-1-02/306@, Минфина России от 03.12.2019 № 03-03-06/1/93894).

Нарушение № 6 – осторожно, норматив!

Представительские расходы, учитываемые в целях налога на прибыль, подлежат нормированию. Норматив составляет 4 % от расходов на оплату труда. Об этом компании обычно знают, и нарушения в этой части достаточно редки.

Однако порой бухгалтер берет неверную базу для расчета норматива. Например, в одной компании формировался резерв на предстоящую оплату отпусков работникам. При этом расходы в виде отчислений в данный резерв не попадали в базу, исходя из которой рассчитывался норматив для представительских расходов. Тогда как, согласно п. 24 ст. 255 НК РФ, расходы в виде отчислений в резерв на предстоящую оплату отпусков работникам считаются расходами на оплату труда. Получается, что компания занизила норматив и учла представительские расходы в меньшей части, чем могла бы. Данные действия не несут за собой налоговых рисков, но увеличивают налоговую нагрузку фирмы.

А вот следующий момент, связанный с нормативом представительских расходов, вызывает риски, но не по налогу на прибыль, а по НДС. Так, некоторые фирмы, у которых представительские расходы превышают норматив, забывают о положениях п. 7 ст. 171 НК РФ. Согласно данному пункту, сумма вычета «входного» НДС по представительским расходам напрямую зависит от норматива. Иными словами, вычет можно заявлять только в той части представительских расходов, что учена при налогообложении. Поэтому важно проверять, нет ли превышения норматива, не только в целях налога на прибыль, но и в целях НДС.

Соблюдение разумности при оформлении расходов в представительские траты

В одной компании практически каждая «деловая» встреча проводилась поздно вечером в ресторанах, в чеках фигурировало приличное количество спиртного (что формально вроде как не запрещено), а в отчете по представительским расходам в качестве результата переговоров значилось что-то вроде «достигнута договоренность по ряду ключевых моментов». Причем чеков зачастую бывало несколько, последние из них — исключительно на виски, коньяк, кальян и т.п.

Хотя каждая такая встреча и оформлялась полным комплектом документов, но все они были как под копирку, а время и суммы на чеках ресторанах как-то мало вписывались в понятие деловых мероприятий. Формально порядок соблюден: алкоголь чиновники разрешают относить на представительские расходы, все необходимые документы имеются, про результаты встречи в них сказано. Но по факту все выглядит попыткой оплатить личный досуг директора за счет компании. Проверяющие легко усматривают нарушения в подобных ситуациях.

Или другой пример. Первые лица компании частенько проводят деловые встречи на заграничных курортах. При этом на встречах присутствуют представители российских компаний, а не иностранных. Формально тоже – никаких нарушений нет, ведь в НК РФ не сказано, что встречи должны происходить исключительно на территории России. Более того, там даже сказано «независимо от места проведения мероприятий». Однако у налоговых органов могут возникнуть претензии, как, например, это было в споре, рассматриваемом в постановлении ФАС Московского округа от 27.09.2013 по делу № А40-5827/13-115-13. Правда, в этом споре выиграла компания.

В таких ситуациях компании должны помнить о налоговых рисках, потому что налоговики с большей вероятностью признают такие расходы необоснованными. Причем риски возникают не только по налогу на прибыль, но и по НДФЛ и страховым взносам.

То, что в ряде случаев судебная практика на стороне компаний, безусловно, радует. Но далеко не все компании готовы судиться с налоговиками. А не учитывать сомнительные представительские расходы вовсе не самый подходящий вариант, поскольку в таком случае организация фактически дарит бюджету деньги, хотя имеет законное право уменьшить свою налоговую базу на представительские расходы.

Поэтому в целях минимизации налоговых рисков рекомендуем делать следующее:

Источник https://www.klerk.ru/blogs/smartway/535857/

Источник https://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/vedenie_buhgalterskogo_ucheta/kakie_byvayut_provodki_dlya_ucheta_komandirovochnyh_rashodov/

Источник https://buh.ru/articles/documents/111847/