Как правильно заверить копию трудовой книжки

Копия трудовой книжки для ипотеки: сколько действует

Копия трудовой книжки, как правило, входит в комплект документов, запрашиваемых банком при оформлении ипотечного кредита. О том, зачем банку нужна эта копия, как ее получить, сколько она действует, а также возможна ли ее замена на другой документ, — в нашем материале.

Зачем банку копия трудовой книжки

Ипотечный кредит оформляется обычно на большую сумму и на продолжительный срок. Поэтому банку, выдающему такой кредит физлицу, необходимо убедиться в:

• наличии у заемщика постоянной работы;
• отсутствии длительных перерывов при смене мест труда;
• стремлении к сохранению или повышению профессионального уровня;
• отсутствии среди причин увольнения связанных с дисциплинарными проступками.

Все эти моменты свидетельствуют о том, что у заемщика присутствует постоянный доход на момент рассмотрения заявки на кредит, и он принимает меры к тому, чтобы такие поступления оставались постоянными или росли. Т. е. позволяют банку расценивать его как надежного плательщика.

Для получения вышеуказанной информации традиционно используется копия трудовой книжки, выданная работнику его текущим работодателем и заверенная им подписью ответственного за это лица и печатью.

Как получить копию и сколько она действует

Сама трудовая книжка в период работы хранится у текущего работодателя, обязанностью которого является ведение этого документа (ст. 66 ТК РФ, п. 3 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Трудовая книжка относится к числу документов, связанных с работой, и копия с нее должна быть выдана работнику по его заявлению в течение 3 рабочих дней (ст. 62 ТК РФ).

Срок действия для такой копии законодательно не установлен. Поэтому в отношении такого срока нужно ориентироваться на требования, предъявляемые банком, помня о том, что у каждого конкретного банка эти требования могут быть своими.

ПАО «Сбербанк России», например, приводя перечень документов, подтверждающих трудовую занятость и финансовое состояние заемщика, указывает в примечаниях, что копия трудовой книжки (как и выписка из нее) имеет ограниченный срок действия, составляющий 30 календарных дней с даты ее оформления.

Полезная информация от КонсультантПлюс

Смотрите пошаговую инструкцию о том, как получить ипотечный кредит: как выбрать банк, какие предоставить документы, как заключить договор и рассчитаться с продавцом.

Документы, заменяющие копию трудовой книжки

2020 год ознаменовался появлением у всегда существовавшей лишь в бумажном варианте трудовой книжки ее электронного аналога (ст. 66.1 ТК РФ, Закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений…» № 439-ФЗ).

Электронная база, аккумулирующая сведения для электронной трудовой книжки (за ее ведение ответственен ПФР), будет содержать отражаемые в этом документе данные лишь с 01.01.2020 (п. 1.7 Приложения № 2 к Постановлению Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п). Собираться эти сведения должны в отношении всех лиц, оформляемых на работу по трудовому договору вне зависимости от того, что работник может выбрать продолжение ведения трудовой книжки на бумаге (п. 2 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).

Для лиц, выбравших бумажный вариант ведения трудовой книжки (решение о выборе нужно принять до окончания 2020 года — п. 2 ст. 2 Закона № 439-ФЗ), правила получения информации из нее не изменятся до тех пор, пока они не прекратят работать (п. 4 ст. 2 Закона № 439-ФЗ) или не примут решения о переходе на электронный документ, отражающий сведения о трудовой деятельности (п. 5 ст. 2 Закона № 439-ФЗ). Т. е. им придется запрашивать у работодателя копию трудовой книжки при наличии необходимости в ней.

Лица, выбравшие электронный способ формирования данных о трудовой деятельности, получат бумажную трудовую книжку на руки с записью о дальнейшем электронном ее ведении (п. 3 ст. 2 Закона № 439-ФЗ). Периоды работы после 2019 года для них будет характеризовать другой документ — сведения о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ). Причем работодатель сможет его сформировать лишь за период работы у него. Получение же полной информации, накопленной в электронной базе, окажется возможным (ст. 66.1 ТК РФ):

• в МФЦ — там будет выдаваться бумажный документ, заверенный подписью и печатью;
• в ПФР — здесь можно получить как бумажный, так и электронный документ, заверенный квалифицированной электронной подписью;
• через портал Госуслуг — тут доступным окажется только электронный документ.

За период до 2020 года лица, перешедшие на электронную трудовую книжку, смогут предъявлять в банк находящуюся у них на руках бумажную трудовую книжку с тем, чтобы банк сделал с нее копию и самостоятельно ее заверил.

Со временем электронный способ накопления сведений о трудовой деятельности окажется единственно возможным, поскольку для лиц, впервые принимаемых на работу после 2020 года, бумажная трудовая книжка оформляться уже не будет (п. 8 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).

Как правильно заверить копию трудовой книжки

Трудовая книжка является одним из главнейших документов, фиксирующих трудовые отношения. Она содержит важную информацию о профессиональном «багаже» работающего гражданина, заслуженных поощрениях, а также о причинах его увольнения с предыдущих должностей. Обязанность по ее заполнению лежит на работодателе, а хранится этот документ в кадровой службе, с возможностью выдачи на руки только увольняемым работникам.

Между тем нередки ситуации, когда человеку требуется копия указанной книжки для предоставления в ту или иную инстанцию. Как ее получить, если книжка находится не у вас, а у работодателя? Кроме того, простая копия будет недействительной, она обязательно должна быть определенным образом заверена.

Рассмотрим, как правильно осуществить эту процедуру и не допустить некоторых распространенных ошибок, чтобы полученная копия действительно была актуальной по месту предоставления.

Зачем может понадобиться копия трудовой

Документ, свидетельствующий о последовательной официальной занятости человека, может понадобиться ему не только при трудоустройстве на основное место работы. Перечень причин необходимости получить копию может быть весьма обширным:

1. Профилактика утери или порчи оригинала. Всегда полезно иметь копию такого важного документа. Ведь, несмотря на то что работодатель отвечает за сохранность вашей трудовой, не исключены непредвиденные ситуации, когда она будет испорчена или утрачена, будь то вследствие человеческого фактора или чрезвычайной ситуации. Восстановление данных из трудовой – довольно трудоемкая и продолжительная процедура, так что заверенная «на всякий случай» копия – страховка от возможных неприятностей.
2. Трудоустройство по совместительству. Если совмещение должностей внутреннее, вопрос трудовой не актуален. Ведь работодатель, а значит, и кадровая служба одни и те же. Но если сотрудник совмещает должности в разных организациях, то для предоставления другому работодателю ему понадобится дубликат этого документа.
3. Поиск новой работы. Если человек планирует поменять место своего трудоустройства и подыскивает новую работу до увольнения, то для составления резюме, а также на собеседованиях ему может понадобиться указанная копия.
4. Для банковских организаций. Банки требуют эту бумагу в случаях, когда человек рассчитывает на кредит либо собирается выступить поручителем при выдаче кредита другому лицу.
5. При оформлении заграничного паспорта. Гражданин РФ, заполняя заявление об изготовлении загранпаспорта, должен указывать данные о своей профессиональной занятости так, как они сформулированы в трудовой. Пусть даже по закону саму копию предоставлять для этого не обязательно, иметь ее перед глазами в этом случае будет гораздо удобнее.
6. В органах социальной защиты трудовую книжку или ее копию попросят предъявить при назначении субсидии, пособия или других выплат, для которых имеет значение трудовой стаж. Неправильно заверенная копия заставит снова проходить через тяжелую процедуру ожидания в очереди к инспектору.
7. Для получения визы в отдельные государства. Некоторые консульства предпочитают получить среди прочих документов на предоставление визы и сведения о трудовом стаже выезжающего гражданина.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Закон не ограничивает ситуации, в которых то или иное учреждение может потребовать у человека копию его трудовой. Все зависит от конкретной ситуации и цели.

Кто вправе заверять трудовую книжку

Далеко не любое должностное лицо имеет право производить эту процедуру. Ответственность за хранение и выдачу трудовой книжки законодательно лежит на работодателе, поэтому без его подписи и официальной печати, проставленных на каждой странице, копия не будет действительной. На некоторых предприятиях эти полномочия могут быть делегированы главному бухгалтеру или специально уполномоченному руководителем кадровому сотруднику.

Алгоритм заверения трудовой: шаг за шагом

Чтобы произвести процедуру заверения копии трудовой, не отклоняясь от требований Трудового Кодекса РФ, а также, чтобы копия была гарантированно принята в нужной инстанции, необходимо соблюдать ряд важных нюансов.

1. Обращение за заверением. Закон не предусматривает письменной просьбы – заявления о предоставлении требуемой копии. Достаточно устного обращения в отдел кадров, в бухгалтерию или прямо к руководству. Но в крупных компаниях с разветвленной структурой может быть принят порядок письменного обращения. В этом случае его нужно адресовать на имя начальника отдела кадров либо же генерального директора. Копию должны выдать не позже, чем в трехдневный срок.
2. Подготовка копии. Не имеет значения, каким образом будет снята копия с документа. Чаще всего используется ксерокс, но можно применить сканер, фотографию или распечатать текст из книжки на компьютере. Последний способ особенно удобен тогда, когда записи в книжке сделаны не вполне разборчивым почерком или не получается качественный ксерокс. Разрешается даже сделать выписку от руки.

ВНИМАНИЕ! Не всегда нужно копировать каждую страницу книжки, ведь иногда требуется информация лишь об определенном периоде трудоустройства. Тем не менее копия титульного листа с личными данными сотрудника обязательна во всех случаях.

1. На всех страницах копии поставляется отметка «Верно» или «Копия верна».
2. После записи «Верно» заверяющее лицо отмечает свою должность и подписывается, расшифровывая фамилию.
3. Тут же проставляется дата заверения.
4. Каждая страница заверенной копии скрепляется печатью организации. Печать должна находиться не на пустой части листа, а располагаться так, чтобы хотя бы частично задевать текст копии.

ВАЖНО! Получив на руки копию, сотрудник должен убедиться в правильности заверения (наличии отметки, подписи и печати на каждой странице либо наличие шнуровки и нумерации страниц), чтобы при необходимости своевременно внести корректировки. Несмотря на максимально отведенный срок в три дня, в большинстве организаций принято заверять копии трудовой прямо при работнике.

Отказ работодателя предоставить заверенную копию или допущенные отклонения от формы являются законодательными нарушениями.

Альтернативный способ заверения копии

Можно воспользоваться еще одним вариантом заверения, разрешенным законом. Он не требует специальных отметок на каждом листе копии, а только на последнем. При этом дубликат должен быть сброшюрован (прошит), а каждый его лист пронумерован. На шнуровку, выведенную на последнюю страницу, наклеивается прямоугольник из белой бумаги, на котором и ставится подпись и печать уполномоченного лица (печать должна затрагивать и часть листа копии), а также наносится информация о количестве сброшюрованных листов.

Для такого варианта заверения копию нужно выполнить на листах формата А4, причем каждая страница оригинала должна занимать отдельный лист.

К СВЕДЕНИЮ! В некоторых организациях, например, в банках, может существовать свой порядок, требуемый для удостоверения подлинности дубликатов. Рекомендуем сначала обратиться за инструкциями и образцом в учреждение, куда будет предоставляться копия документа.

Где заверить копию трудовой неработающим

Трудовая книжка у вас, а не у работодателя, но вам по какой-то причине необходима заверенная копия. Куда обратиться гражданину, в данный момент официально не трудоустроенному или уже являющемуся пенсионером? Заверить «дубль» своего трудового документа установленным образом он вправе:

• у последнего нанимателя, если тот согласен (в конце копии уполномоченное лицо укажет причину, по которой человек больше не является сотрудником данной организации);
• у любого нотариуса (они уполномочены удостоверять копии любых документов при наличии оригинала, содержание при этом не проверяется).

Не допускайте этих ошибок

Самые распространенные ошибки, могущие свести на нет действительность заверенного дубликата или выписки из трудовой книжки:

• отсутствие копии титульной страницы с личными данными;
• наличие отметки «Копия верна», подписи, даты и печати не на всех страницах копии (для утраты актуальности достаточно отсутствия любого из этих элементов);
• в сброшюрованном варианте не указано количество листов копии;
• печать не захватывает текста копии, а стоит на пустом поле под ним.

ВНИМАНИЕ! Копия станет недействительной спустя месяц после выдачи, а также в том случае, если в оригинал в течение этого месяца были внесены дополнительные записи. Исключение составляет нотариально заверенная копия – ее срок действия неограничен.

Как заверить копию трудовой книжки в 2022 году

Копия трудовой книжки, заверенная работодателем, — образец 2022 года вы найдете далее — может потребоваться работнику в любой момент: для получения кредита, оформления загранпаспорта или визы, да мало ли для чего еще. Объяснять вам свою просьбу он не обязан. А вот вы выдать ему заверенную копию трудовой книжки должны. Расскажем, как это сделать по всем правилам, которые, кстати, не так давно изменились.

Копия трудовой книжки: срок и порядок выдачи

Ст. 62 ТК РФ говорит, что выдать работнику документы (их копии), связанные с работой, работодатель должен в течение трех рабочих дней со дня получения от него соответствующего заявления. Копии должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. Это касается и копий трудовых книжек.

ВАЖНО! Если работник выбрал электронный вариант ведения трудовой книжки, по его запросу работодатель обязан оформить сведения о работе сотрудника по форме СТД-Р.

Как правильно заполнить СТД-Р, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Типовую ситуацию. Это бесплатно.

Если работодатель затягивает с выдачей или вообще отказывается выдавать документы, он нарушает трудовое законодательство. А за это ст. 5.27 КоАП РФ предусмотрена ответственность. За первичное нарушение это будет:

• для должностного лица — предупреждение или штраф 1000–5000 руб.;
• организации — штраф 30 000–50 000 руб.;
• ИП — штраф 1000–5000 руб.

Если нарушение повторится, суммы возрастут:

• для должностного лица — штраф 10 000–20 000 руб. или дисквалификация на срок от года до трех;
• организации — штраф 50 000–70 000 руб.;
• ИП — штраф 10 000–20 000 руб.

Трудовые книжки нового образца нужно применять с 01.01.2023. Надо ли обменивать старые трудовые работников на новые и что делать с неизрасходованными к 2023 году бланками старого образца, читайте здесь.

Заверенная копия трудовой книжки по новому ГОСТу

Так что же значит указанное в ст. 62 ТК РФ «копии должны быть заверены надлежащим образом»? Рассказываем.

Копия — это экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника. А заверенная копия — это копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (подп. 23, 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст).

Это значит, что вам нужно сделать копию с каждой заполненной страницы трудовой и проставить заверительные надписи.

С 01.07.2018 порядок оформления таких надписей, в т. ч. на копиях трудовых книжек, установлен новым нацстандартом «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст в ред. от 14.05.2018). Согласно этому стандарту правильная заверительная надпись при выдаче копии документа для представления в другую организацию должна выглядеть так (она может быть рукописной, а может быть в виде штампа):

Подлинник документа находится в ООО «ХХХ» в деле № Х за ХХХХ год.

Должность Подпись Расшифровка

Но для копии трудовой книжки будут три дополнительных нюанса:

1. Это многостраничная копия. Поэтому заверительную надпись нужно делать на каждой странице.
2. На последней странице обязательно нужно написать «Работает по настоящее время» и указать дату выдачи копии. Как правильно делать эту надпись, смотрите на нашем образце.
3. Оригинал трудовой книжки хранится не в деле, а, как правило, в сейфе работодателя, поэтому указать номер дела не получится. Это не страшно — запись о месте хранения подлинника можно видоизменить. Например, так: «Подлинник документа находится в сейфе отдела кадров ООО «ХХХ»».

Образец заверенной копии трудовой книжки смотрите в КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.

Сколько действительна копия трудовой книжки

Закон срок годности копий документов не регламентирует. Однако нужно иметь в виду, что копия трудовой книжки может строго соответствовать подлиннику только на момент ее оформления. Это документ, который в любое время может быть дополнен новой записью (о переводе, например). И тогда копия уже не будет актуальной. Если к этому моменту потребность работника в копии еще не удовлетворена, придется делать новый вариант.

Кроме того, срок действия копии трудовой книжки может быть установлен той организацией, куда ее будут представлять. Например, банки для кредита берут копии не старше одного месяца.

Образец выписки из трудовой книжки вы найдете здесь.

Итоги

По запросу сотрудника работодатель обязан выдать заверенную копию трудовой книжки. Если работник отказался от бумажной трудовой и выбрал электронный вариант, работодатель должен выдать форму СТД-Р.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Источник https://blogkadrovika.ru/kopiya-tk-dlya-ipoteki/

Источник https://assistentus.ru/trudovaya-knizhka/kak-pravilno-zaverit-kopiyu/

Источник https://nalog-nalog.ru/trudovye_knizhki/kak-zaverit-kopiyu-trudovoj-knizhki/